LOPD

En lo referente al cumplimiento de la legislación vigente en materia de datos personales, y al almacenar ficheros de datos personales utilizando nuestra plataforma, le proporcionamos la siguiente información relacionada con el servicio que tiene contratado con GraphicMail.

La Ley Orgánica de Tratamiento de Datos de carácter personal (Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre – LOPD) regula el tratamiento de datos de carácter personal y tiene como objetivo “garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.”

Mencionaremos exclusivamente los puntos en los que puede necesitar información de GraphicMail, pero tenga en cuenta que la ley incluye diversos aspectos adicionales (derechos, obligaciones, medidas de seguridad, etc.) de obligado cumplimiento para el responsable de los ficheros de datos de carácter personal. Para más información consulte en la página web de la Agencia de Protección de Datos.

Contrato de tratamiento de datos

Si Vd. almacena datos de carácter personal en nuestra infraestructura, GraphicMail pasaría a ser uno de los encargados del tratamiento, y la propia LOPD establece que:

“La realización de tratamientos por cuenta de terceros deberá estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito o en alguna otra forma que permita acreditar su celebración y contenido, estableciéndose expresamente que el encargado del tratamiento únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones del responsable del tratamiento, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas”.

Este compromiso de confidencialidad y buen uso de los datos está garantizado y regulado en las condiciones del contrato establecido al contratar el servicio con GraphicMail. No obstante, si Vd. desea firmar un contrato de tratamiento de datos, puede solicitarlo enviando un email aquí . Le enviaremos copia del contrato para ser rellenado y las instrucciones correspondientes.

Inscripción del fichero en la Agencia de Protección de Datos:

Tal y como describe la propia LOPD se deben declarar los ficheros con datos personales ante la Agencia de Protección de Datos (APD).

Para realizar dicha inscripción Vd. necesitará rellenar los datos del apartado 4 (ENCARGADO DE TRATAMIENTO), teniendo en cuenta que únicamente consignarán en dicho apartado los datos de uno de los encargados del tratamiento y la Agencia de Protección de Datos recomienda que se haga constar la denominación del encargado que realice el tratamiento de datos que pueda implicar una mayor duración en el tiempo o riesgos mayores según el tipo la cantidad de datos tratados.

En el caso que GraphicMail sea el encargado de tratamiento principal tendrá que rellenar los siguientes datos del apartado 4. Encargado del tratamiento

Denominación social del encargado del tratamiento   Hera & Biancardi S.C.P.
CIF/NIF   J63888697
Dirección postal   Calle de Mallorca No. 9.
Código Postal   08328
Localidad   Alella
Provincia   Barcelona
País   España
Teléfono   93 100 26 02
Fax   93 100 26 02
Correo electronico   info@graphicmail.com.es

Medidas de seguridad

El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal, establece que en función del tipo de datos personales manejados se deberán cumplir ciertas medidas de seguridad.

Dado que GraphicMail proporciona únicamente la infraestructura técnica, y en los casos en los que la incluye el servicio la administración de la misma, las medidas de seguridad proporcionadas por GraphicMail se limitan a estas funciones, estando excluidos otros aspectos, fuera del entorno y el servicio prestado por GraphicMail, y que el responsable del fichero tiene la obligación de cumplir.

En función de aquellos servicios que sean contratados por el Cliente, GraphicMail se responsabiliza de implantar las siguientes medidas de seguridad en los servicios de alojamiento exclusivamente en los términos que a continuación se detallan:

  • Funciones y obligaciones del personal: El personal de administración y operación de sistemas de GraphicMail ha recibido la formación necesaria para realizar las labores de gestión en los sistemas implicados, dispone de las normas y procedimientos para la realización de las mismas y es consciente del compromiso de GraphicMail en lo relativo a la confidencialidad e integridad de los datos del cliente. Estas funciones no incluyen las relativas a la administración y gestión que, según las condiciones de los servicios contratados, deba realizar el Cliente.
  • Registro de incidencias: GraphicMail comunicará las incidencias ocurridas que puedan afectar a la información del cliente, indicando el tipo de incidencia, el momento en que se ha producido, la persona que realiza la notificación, a quién se le comunica y los efectos que se hubieran derivado de la misma.
  • Identificación y autenticación: GraphicMail mantendrá una relación actualizada de usuarios con acceso autorizado a la administración y operación de los sistemas de información, existiendo un procedimiento de asignación, distribución y almacenamiento de contraseñas de acceso que garantiza su confidencialidad e integridad, implantando mecanismos para la identificación de forma inequívoca y personalizada de estos usuarios. Asimismo, se indicará el acceso autorizado para cada uno de los usuarios, además de la lista de personal con autorización para conceder, alterar o anular el acceso autorizado sobre datos y recursos relativos al servicio prestado por GraphicMail. La gestión de contraseñas no incluye aquellas proporcionadas al Cliente para el acceso al servicio, cuyo mantenimiento y control será responsabilidad del Cliente según lo estipulado en las condiciones del servicio contratado, así como las relativas a aplicaciones propietarias instaladas por el cliente.
  • Control de acceso: Los empleados de GraphicMail tendrán acceso autorizado únicamente a los recursos necesarios para el desempeño de sus funciones de administración y operación. El Cliente tendrá la responsabilidad de establecer los mecanismos de control de acceso necesarios con las herramientas destinadas a tal fin en el servicio contratado según lo estipulado en las condiciones del servicio contratado, así como los relativos a aplicaciones propietarias instaladas por el cliente.
  • Control de acceso físico: Las dependencias donde se alberga la infraestructura que presta el servicio están equipadas con control de acceso y sistemas de monitorización y control para garantizar que únicamente accede a las mismas el personal autorizado.
  • Gestión de soportes: GraphicMail realiza la gestión e inventario de los soportes entregados por el Cliente o resultantes de la realización de copias de respaldo. Asimismo GraphicMail tiene implantadas medidas para la destrucción y desecho de soportes. La salida de estos soportes fuera de los locales de GraphicMail se realiza siempre y cuando exista autorización previa del cliente. El Cliente será responsable de la información que, obtenida a través de la red con acceso autorizado, sea almacenada en soportes propios.
  • Copias de respaldo y recuperación: GraphicMail realizará copias de seguridad de la información del Cliente según el modelo de servicio de Backup contratado. Si el servicio de backup está incluido en el servicio las copias de seguridad se realizarán con una periodicidad semanal o menor. GraphicMail realiza operaciones de control general para verificar el correcto funcionamiento del sistema de backup. Es responsabilidad del cliente indicar los ficheros o directorios que se deben incluir en estas copias de seguridad y solicitar las restauraciones oportunas en su caso para realizar las verificaciones periódicas que establece la ley.
  • Registro de accesos: El control de acceso físico dispondrá de un registro que permitirá determinar el usuario que accedió en un determinado momento a las dependencias. El Cliente tendrá la responsabilidad de establecer los mecanismos de registro de acceso necesarios, con las herramientas destinadas a tal fin en el servicio contratado según lo estipulado en las condiciones acordadas, así como los relativos a aplicaciones propietarias instaladas por el cliente.

Documento de seguridad

La normativa establece que el responsable del fichero está obligado a la creación de un documento de seguridad con la descripción del fichero, funciones y obligaciones del personal, estructura del fichero, y otra serie de datos relativos al fichero.

A la hora de redactar el citado documento de seguridad conviene seguir la guía proporcionada por la Agencia de protección de datos.